Chargé(e) de la Logistique événementielle

CDD de remplacement congé maternité ( au minimum quatre mois, à pourvoir dès le 25 aout). Rémunération brute mensuelle : 2666€

MISSION PRINCIPALE :

En tant que personne en charge de la logistique événementielle d’IPEMED, vous assurerez le suivi logistique et matériel des événements de l’association :

• petits déjeuners de la Méditerrané (+/- 8 par an),
• petits déjeuners politiques(+/- 3 par an),
• Colloques et autres manifestations de restitution des travaux d’IPEMED, (+/- 4 par an)
• Séminaires du Monde Méditerranéen (+/- 4 par an),
• Réunion des Groupes internationaux de travail d’IPEMED (ex. régionalisation de la mondialisation ( +/- 6 ou 7 par an)),
• Comité scientifique(+/- 3 par an),
• Comite de Parrainage politique,(1 par an)
• Conseil d’administration (+/- 3 par an),
• Assemblée générale (1 à 2 par an)
• Conseil de surveillance (1par an)

ENVIRONNEMENT :

• Rattachement hiérarchique et fonctionnel : Véronique Stéphan – Responsable de la communication
L(e)/la chargé(e) de logistique événementielle travaille également en lien étroit avec l’ensemble des collaborateurs ayant la responsabilité de l’organisation de manifestations (conseiller scientifique, conseiller éditorial, chefs de projets…)
• Rattachement administratif : Mickael LANDEMAINE- Responsable Administratif et financier
• Particularités du poste : Poste à 100 %

EXPERIENCE & COMPETENCES en  :

• Organisation d’événements,
• Logistique

APTITUDES :

• Sens de l’organisation,
• Rigueur,
• Initiative,
• Sens du contact,
• Habitudes à la négociation,
• Esprit et sens pratiques
• Très forte réactivité et bonne gestion du stress (aptitude à trouver des solutions à des problèmes de dernière minute)
• Bon niveau d’anglais

ACTIVITES

1. Evénements :

• Participe à la définition du format des événements,
• Prépare et met à jour le planning des événements de l’IPEMED, est également force de proposition sur la programmation des événements afin de limiter leur trop forte concentration sur des mêmes périodes
• Anticipe et centralise les besoins spécifiques aux événements ;
• Prépare les budgets des événements et s’assure qu’ils rentrent dans le cadre du budget prévisionnel de l’exercice ;
• Obtient la validation technique et financière des besoins,
• Opère des Sélections de fournisseurs, et lance les achats et en assure le suivi jusqu’à livraison après sélection de l’offre la plus adaptée avec les responsable des événements concernés ;
• Recherche des offres les plus adaptées (infrastructures, moyens de déplacement…) ;
• Organise de manière pratique les événements et veille à leur bon déroulement : en amont, à titre d’exemple, réservation et préparation de salles, de cocktails, relation avec les fournisseurs, mise en place de systèmes de traduction, veille à ce que les traducteurs disposent de toute l’information nécessaire, mise en place de système de projection de documents… ;
• En accord avec sa hiérarchie, participe aux différents événements et veille au bon accueil des participants…
• Envoi et suivi des invitations,(papier et électronique)
• Prépare les dossiers remis aux participants ;
• Organise les déplacements des invités, experts et membre de l’équipe IPEMED en privilégiant la lettre de crédit Air France,
• près validation des budgets, organise le recrutement et la formation des personnels nécessaires pour la tenue des événements (traducteurs, agents d’accueil,…),
• Prépare les outils de suivi des événements ainsi que leurs bilans financiers

2. Billetterie :

• Anticipe les déplacements des collaborateurs d’IPEMED,
• Obtient la validation financière des besoins exprimés
• Assure l’organisation logistique des déplacements
• Tiens à jour un suivi annuel des déplacements,
• Tiens à jour le suivi des lettres de crédit Air France et transmet mensuellement sa mise à jour au service financier,
• Est force de proposition en matière de procédures de voyage,

3. Logistique siège :

• S’occupe des commandes de l’ensemble des consommables et fournitures d’IPEMED (papeterie, papiers à entête….) et anticipe les besoins pour éviter toute rupture de stocks,
• En charge des relations avec les sociétés de maintenance des photocopieurs et anticipe les besoins pour éviter toutes ruptures d’encre,
• Est force de proposition en matière de procédures d’achat,
• S’occupe des réservations de salles pour les réunions internes d’IPEMED,
• Gère les commandes de PASS et clés nécessaires pour les personnels d’IPEMED,

Les difficultés , spécificités et les contraintes du poste

Un fort enjeu réside dans :

• l’articulation du poste de la titulaire avec différents personnels d’IPEMED. L(e)/la chargé(e) de logistique événementielle devra jouer un rôle important de communication entre ces interlocuteurs afin que les événements d’IPEMED se déroulent dans de bonnes conditions.
• le choix des fournisseurs et la qualité de leurs prestations.
• L’anticipation de l’impact financier de chaque événement et la validation des besoins.

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Envoyer CV et Lettre de motivation uniquement par mail à :
recrutement@ipemed.coop

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