Apprenti - assistant administratif et financier

L’Institut de Prospective Economique du Monde Méditerranéen (IPEMED), association reconnue d’intérêt général, a pour mission de rapprocher par l’économie les deux rives de la Méditerranée.

Dans le cadre de son développement, IPEMED recrute en apprentissage, un(e) assistant(e) administratif et financier polyvalent.

La personne recrutée, interviendra en appui sur différents dossiers et plus particulièrement dans le processus de mise en place d’une gestion analytique au sein de l’Institut.

Termes de Référence

• Titre : Assistant administratif et financier
• Supérieur hiérarchique : Responsable Administratif et Financier Mickael LANDEMAINE
• Rémunération : selon les dispositions réglementaires spécifiques à l’apprentissage,
• Pays : France – 140 du Montparnasse – 75014 PARIS
• Durée de la mission : CONTRAT D’APPRENTISSAGE (1 an minimum)
• Langue : Français, anglais
• Expérience requise : débutant(e)
• Prise de poste : Septembre 2010

POURQUOI TRAVAILLER POUR IPEMED ?

Il y a plusieurs d’avantages à travailler pour l’IPEMED :

• Nous sommes une association qui estime et investit dans les membres de son équipe.
• Notre équipe cosmopolite et multidisciplinaire contribue au développement d’un milieu de travail et de soutien amical.
• La portée de nos activités nous permet de relever des défis avec souplesse et créativité.
• En travaillant pour L’IPEMED, vous aurez une véritable opportunité de participer à une initiative porteuse d’avenir,

DÉFINITION DE LA FONCTION

En tant qu’assistant administratif et financier vous interviendrez sur des aspects comptables, budgétaires, administratifs et spécifiques à la gestion des ressources humaines de l’association.

Vous travaillerez en lien étroit avec les chefs de projets et le service logistique et serez placé sous la supervision du Responsable Administratif et financier.

Est indiqué ci-dessous, le détail des différentes tâches auxquelles sera progressivement associé l’apprenti.

A la fin de sa période d’apprentissage, la personne recrutée devra faire preuve d’autonomie sur chacune de ces tâches.

Cette liste pourra être revue dans le temps en fonction des capacités de la personne recrutée, elle constitue toutefois un préalable incontournable pour travailler sur des dossiers nécessitants davantage d’expertise.

Comptabilité :

• Mise à jour régulière et contrôle des journaux extracomptables de caisse et de banque ;
• Préparation des règlements ;
• Archivage des pièces comptables ; Budgétisation :
• Préparation des budgets des programmes,
• Actualisation mensuelle des suivis budgétaires et communication des états d’avancement aux chefs de projets ;

Administration générale :

• Préparation des éléments conventionnels et contractuels ;
• Mise à jour du tableau de suivi des conventions,
• Actualisation du suivi des cotisations et adhésions,
• Préparation des appels à cotisation, relances et reçus fiscaux ;
• Suivi des contrats d’assurance ;
• Archivage des pièces constitutives des réunions de gouvernance, Achats & Gestion des biens
• Analyse technique des besoins en référence avec les différents enveloppes budgétaires en cours ;
• Présentation des besoins au Responsable Administratif et Financier,
• Participation à la mise en place de procédures d’achats IPEMED et de suivi : demande d’achat, cotations, négociations, livraison, mise à jour des stocks ;
• Organisation et suivi des inventaires d’IPEMED.
• Gestion des contrats de maintenance du matériel et des bâtiments.

Administration des ressources humaines :

• Diffusion des offres d’emploi de l’IPEMED ;
• Préparation des contrats de travail et avenants ;
• Constitution des dossiers administratifs de l’ensemble des collaborateurs de l’IPEMED (salariés, stagiaires, consultants…) ;
• Déclarations uniques d’embauche ;
• Planification des visites médicales du travail ;
• Organisation l’intégration des nouveaux entrants ;
• Préparation de l’ensemble des éléments nécessaires au traitement de la paye,,
• Commande les tickets restaurant,
• Actualisation tableaux de bords et indicateurs,

QUALITES PERSONNELLES

• Gout des chiffres et des procédures
• Capacités organisationnelles
• Rigueur
• Polyvalence
• Sens de la communication
• Sens de l’initiative
• Souplesse

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Envoyer CV et Lettre de motivation uniquement par mail à :

recrutement@ipemed.coop

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